L’Archivio Massimo Vannucci e il dibattito sulla selezione dal cartaceo al digitale

Cruciale, irreversibile, qualificante. Aggettivi in apparente contrasto fra loro, ma solamente se intesi in concerto riescono a cogliere lo scarto archivistico nella sua complessità. La selezione è l’operazione, costante nella storia degli archivi, con cui viene individuata la necessità di conservazione o distruzione dei documenti. Analizzando la disciplina con riferimento agli archivisti di maggiore rilievo dall’epoca postunitaria ad oggi, si evince uno sviluppo del concetto di scarto da attività da condannare ad “elemento qualificante delle fonti”1.

Sebbene non tutti gli archivisti giustifichino pienamente lo scarto a livello teorico, si sta operando in un contesto in cui questa operazione, attraverso un secolo di dibattiti, è stata senza dubbio riabilitata nella sua importanza per la valorizzazione del patrimonio documentario. Occorre considerare che con l’avvento delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ITC), il soggetto primario della disciplina archivistica, il documento, ha drasticamente mutato la sua stessa natura. Infatti, il documento cartaceo e il documento digitale possiedono numerosi aspetti in comune ma altrettante caratteristiche completamente diverse. Questa trasformazione del documento ha inevitabilmente influenzato e, in parte, rivoluzionato la disciplina archivistica. In ambiente digitale, tutte le operazioni che coinvolgono i documenti, dalla fase di formazione a quella di conservazione, si sono dovute adattare al nuovo contesto, pur consci dell’eredità teorica dell’archivistica “tradizionale”. Continuità e trasformazioni si sono dunque intrecciate anche in seno alla selezione, che rimane un’operazione fondamentale e necessaria. Se infatti con il digitale viene meno il problema degli spazi da riservare ai documenti, non diminuisce la necessità di effettuare valutazioni e selezioni accurate, che al contrario, in un contesto di elefantiaca produzione documentale e complessità di conservazione, acquistano ancor più significato. Queste dinamiche, corollario della nuova realtà degli archivi, sono state evidenziate dal progetto di riordinamento ed inventariazione dell’Archivio di Massimo Vannucci, che ha permesso di porre l’accento sulle problematiche derivanti dalla gestione e conservazione degli archivi digitali di persona.

Massimo Vannucci nasce a Macerata Feltria nel 1957, svolge studi di giurisprudenza all’Università di Urbino e inizia il suo impegno politico nel 1977 iscrivendosi al Partito comunista italiano. Il suo interesse per la politica continua in maniera lineare e progressiva negli anni, seguendo un percorso condiviso con molte figure politiche del suo tempo. Nel 1980 diviene segretario della sezione del Partito comunista del suo comune, Macerata Feltria, nel quale viene eletto prima consigliere comunale e poi assessore (nel 1982 è assessore alla cultura, successivamente assessore della Comunità montana del Montefeltro fino al 1995). Dal 1985 al 1995 è anche segretario dell’Unione intercomunale del Partito comunista del Montefeltro. Negli anni Novanta diviene dapprima membro della segreteria provinciale del neonato Partito democratico della sinistra, poi di quella regionale dei Democratici di sinistra. Il momento che probabilmente più lo lega al suo territorio è la sua elezione a sindaco di Macerata Feltria nel 1995, carica che mantiene per due mandati fino al 2004. Dal 2001 al 2006 è segretario regionale dei Ds delle Marche, mentre a livello nazionale è componente del Consiglio del Partito. Nel 2005 diventa membro dell’ufficio di presidenza del Consiglio dei Ds e successivamente componente della costituente del Partito democratico. A coronamento del suo percorso politico, Vannucci viene poi eletto deputato delle Marche nel 2006, nella XV e nella XVI legislatura. Ha fatto parte della V Commissione bilancio tesoro programmazione, all’interno della quale è stato presidente del Comitato permanente pareri. Non riuscirà a portare a termine la XVI legislatura perché nel 2012 scopre di essere affetto da un cancro allo stomaco che lo condurrà alla morte nell’ottobre stesso anno2.

Il suo archivio, conservato dall’Associazione Massimo Vannucci, raccoglie la documentazione prodotta nel corso della sua carriera politica dal 1971 al 2012. La peculiarità del progetto di riordinamento, inventariazione e valorizzazione dell’Archivio Massimo Vannucci consiste nella sua condizione ibrida. Infatti, l’Archivio Vannucci è composto da documentazione sia cartacea che digitale ed è gestito in due subfondidistinti, accordati coerentemente con le diverse nature ed esigenze di conservazione delle due tipologie documentali3. Si tratta del primo archivio ibrido dichiarato di interesse storico particolarmente importante dalla Soprintendenza archivistica dell’Umbria e delle Marche, con ogni probabilità anche il primo caso dell’intero territorio italiano4.

Il progetto è stato suddiviso in due tranche: la prima si è occupata di gran parte dell’archivio cartaceo e di una limitata partizione dell’archivio digitale, attraverso la gestione dei documenti digitali nativi memorizzati sul computer dell’onorevole (immagini, file audio e file video) e l’analisi di un account di posta personale. La seconda fase5 ha visto concentrare l’attenzione sull’integrazione dell’inventario analogico, attraverso la descrizione di fotografie e carte personali, e sulla restante parte dell’archivio digitale, con l’inventariazione dell’account di posta istituzionale della Camera dei deputati6.

Per quanto riguarda la partizione cartacea, in fase di riordino si è cercato di mantenere la fisionomia dell’archivio, lasciando intatta l’integrità dei contenitori originali e dei fascicoli in essi contenuti, anche se le carte non presentavano alcun ordine preciso7. Invece, in fase di inventariazione, si è preferito seguire un ordine logico dei fascicoli, indipendentemente dalle unità di conservazione: si tratta di un riordino virtuale, che è stato possibile effettuare attraverso le funzionalità messe a disposizione da ICA-AtoM, il software web-based scelto per l’inventariazione dell’Archivio8. L’archivio cartaceo è stato quindi suddiviso in otto serie individuate principalmente sulla base delle attività svolte dal soggetto produttore: “Attività parlamentare”, “Attività di rappresentanza”, “Attività istituzionale e privata precedente al mandato parlamentare”, “Partito democratico”, “Raccomandazioni e interessamenti”, “Carte personali”, “Rassegna stampa”, “Fotografie”.

Per quanto concerne la partizione digitale dell’Archivio Vannucci, vi sono conservati i documenti digitali nativi che erano memorizzati sul computer dell’onorevole (e-mail del suo account di posta personale, file di testo, file immagine, file audio e file video creati o acquisiti fra il 2005 e il 2012) e le e-mail dell’account istituzionale di posta elettronica della Camera dei deputati, che sono state consegnate dalla Camera agli eredi di Vannucci. L’archivio digitale si articola in quattro serie:

• “E-mail inviate e ricevute tramite account personale”: serie relativa alla corrispondenza tenuta da Vannucci tramite il suo account personale (vannuccim@aliceposta.it, poi evoluto nell’account vannuccim@alice.it), suddivisa nelle due sottoserie “Posta inviata” e “Posta ricevuta”, per un totale di 326 messaggi9. Si è proceduto in questa suddivisione in sottoserie in quanto Vannucci non aveva organizzato in cartelle tematiche o nominative la sua posta: si è pertanto deciso di associare una unità archivistica al singolo destinatario o mittente. All’interno delle sottoserie le unità archivistiche sono ordinate in ordine alfabetico; nel caso di associazioni o personalità pubbliche si è intestata la cartella direttamente a questi soggetti, mentre la corrispondenza tenuta con destinatari o mittenti privati è stata riunita nelle due unità archivistiche “Destinatari privati” e “Mittenti privati”10. Sono state escluse dall’inventariazione le e-mail relative alla vita strettamente personale del soggetto produttore.
• “E-mail inviate e ricevute tramite account istituzionale della Camera dei Deputati”: serie relativa alla corrispondenza tenuta da Vannucci tramite il suo account istituzionale, vannucci_m@camera.it. Si tratta dell’oggetto della seconda tranche del progetto, fase avviata in continuità con la prima e prossima alla conclusione. La serie è composta dalle tre sottoserie “Posta inviata”, “Posta ricevuta” e “Posta inviata e posta ricevuta archiviata in cartelle da Massimo Vannucci”, per un totale di più di seimila e-mail11. In questo caso infatti, all’interno dell’account istituzionale, Vannucci aveva già organizzato una minima parte dei messaggi in cartelle, che sono state raggruppate in una sottoserie ad hoc ritenendo opportuno rispettare l’ordinamento originariamente conferito alla documentazione dal soggetto produttore.
• “Documenti”: la serie raccoglie cartelle e file memorizzati sull’hardisk del computer ed è articolata in quattro sottoserie: “Finanziaria 2008”, cinque cartelle contenenti file audio, video e di testo relativi alla campagna di comunicazione dei deputati del Partito democratico in merito alla legge finanziaria 2008; “Scansioni personali”, contenente un’unica scansione relativa all’attività parlamentare della Camera dei deputati; “Fotografie”, fotografie del presidente della Repubblica Giorgio Napolitano con Massimo Vannucci in occasione del 25 aprile 2012; “Documenti diversi”, che comprende lettere, articoli, interventi, comunicati stampa e documenti vari prodotti o acquisiti da Vannucci. Anche in questo caso, è stata mantenuta, nella struttura della serie, l’organizzazione che Vannucci aveva dato ai documenti.
• “Documenti Massimo”: si tratta dei file che erano memorizzati sul desktop del computer dell’onorevole, a sua volta suddivisa nelle due sottoserie “Foto”, contenente ritratti fotografici di Vannucci, e “Documenti diversi”, che comprende documenti relativi all’attività politica e parlamentare di Vannucci.

Lavorare sull’archivio digitale ha comportato operazioni e scelte diverse rispetto a quelle applicate sull’archivio analogico, soprattutto dal punto di vista descrittivo e conservativo. Scelte complesse, definibili “pioneristiche”, ma non prive di criticità, in quanto non si sono trovati né analoghi esempi in letteratura a cui riferirsi, né strumenti predefiniti per la gestione di tali attività.

Prima di procedere al riordino e all’inventariazione è stato ovviamente necessario effettuare le operazioni di selezione. Propedeutica ad esse, una fase di ricognizione ha permesso di avere una visione complessiva del contenuto dell’archivio e dunque di procedere con l’individuazione dei documenti designati per la conservazione permanente e di quelli destinati allo scarto. Per quanto riguarda l’Archivio cartaceo, le operazioni di scarto non hanno coinvolto unità archivistiche originali, ossia create direttamente dal soggetto produttore, ma sono state indirizzate alla documentazione compresa in aggregati miscellanei di carte. In questo caso si è proceduto con lo scarto di copie di documenti in eccesso, moduli, fogli bianchi e quella documentazione giudicata dall’archivista di scarso valore storico, come ad esempio bollette, ricevute e materiale a stampa quali dépliant, volantini, pieghevoli, ecc. Per la ricognizione e la selezione del subfondo cartaceo le operazioni sono state svolte in linea con la tradizione e non sono state intralciate da significative criticità, anche per via dell’esigua estensione di questa partizione. L’analisi e le scelte effettuate sulla documentazione digitale non si possono invece definire altrettanto lineari, considerando la scarsità di letteratura a riguardo. Per quanto riguarda le serie “Documenti” e “Documenti Massimo”, sono state indicate per lo scarto cartelle vuote, file doppi, cartelle contenenti istruzioni per il funzionamento di programmi/hardware e musica campione12.

Per quanto concerne la corrispondenza, Massimo Vannucci utilizzava attivamente almeno due account, uno personale vannuccim@aliceposta.it e la sua “evoluzione”, vannuccim@alice.it, gestiti attraverso il client Outlook Express, e uno istituzionale, vannucci_m@camera.it, gestito attraverso la webmail messa a disposizione dalla Camera dei Deputati. È stato possibile accedere a questa preziosa documentazione grazie alla lungimiranza di Vannucci, che ha lasciato ai familiari le rispettive credenziali di accesso13, spesso il primo degli ostacoli che generalmente coinvolgono gli archivi digitali di persona. Durante la prima fase del progetto si è concentrata l’attenzione sull’account di posta personale, che ha dato luogo alla serie “E-mail inviate e ricevute tramite account personale”. Dopo una prima fase di ricognizione, si è deciso di sottoporre a scarto: e-mail di prova, e-mail prive di contenuto, richieste di partecipazione a social network, comunicazioni per contatti Skype, proposte commerciali, come abbonamenti e antivirus, comunicazioni per aggiornamento recapiti, e-mail di servizio del provider Alice, come messaggi di superamento della quota della propria casella di posta, comunicazioni di servizio Trenitalia, Lufthansa ed Estonian Air (conferme ordini, prenotazioni, cambi partenza), fatture Telecom, conferme di lettura ed e-mail di notifiche di invio (fallimento di recapiti), messaggi doppi (mail ricevute inoltrate dall’indirizzo personale di Vannucci a quello istituzionale dello stesso; invio di allegati dall’account personale a quello istituzionale utilizzati come allegati di altre mail)14, e-mail posteriori al 5 ottobre 2012 (data della morte di Massimo Vannucci)15.

Le operazioni di scarto sono state consistenti, si pensi che da più di mille e-mail totali, fra posta inviata e posta ricevuta, inizialmente rinvenute nell’account, si è ritenuto necessario conservarne soltanto 326. Margine questo, che dimostra come l’elefantiasi documentale sia un problema ingente, assolutamente necessario da affrontare, e di quanto ancor più determinanti siano le operazioni di scarto in ambito digitale al fine di una corretta conservazione e futura consultazione dei documenti.

Al termine dei lavori relativi alla prima fase del progetto, l’Archivio di Massimo Vannucci è stato dichiarato bene di interesse storico particolarmente importante dalla Soprintendenza archivistica dell’Umbria e delle Marche. Per questo motivo, la seconda fase del progetto, avviata nel 2017 ed in via di conclusione, è stata portata avanti in stretta collaborazione con la Soprintendenza, che ha raccomandato di attenersi ad alcune linee guida relative a riordinamento e descrizione16. Pertanto, rispetto ai criteri seguiti durante la prima fase dei lavori, sono state apportate alcune modifiche, in particolare relative alla gestione della corrispondenza. Le operazioni di selezione effettuate durante questa seconda fase si sono dimostrate ancora più impegnative. Infatti, come si può immaginare dal profilo istituzionale di Massimo Vannucci, la serie che contiene le e-mail inviate e ricevute tramite account istituzionale rappresenta la parte più consistente dell’archivio: seguendo la suddivisione delle sottoserie “Posta inviata” e “Posta ricevuta”, si segnalano più di 6000 e-mail. Inoltre, si è condiviso con la Soprintendenza di segnalare nella descrizione archivistica dei fascicoli anche quante e-mail contengono allegati, il titolo dei quali verrà riportato nella sezione note della descrizione delle unità archivistiche17.

La dichiarazione dell’Archivio Vannucci quale bene di interesse storico particolarmente importante ha ovviamente comportato, secondo l’articolo 21 del Codice dei Beni culturali e del paesaggio, l’intervento della Soprintendenza anche per quanto riguarda le operazioni di selezione. La proposta di scarto che verrà inoltrata alla Soprintendenza essenzialmente ricalca le linee già tracciate da Massimo Rossi, autore degli interventi della prima tranche. Infatti, sono state proposte per lo scarto e-mail di prova, e-mail prive di contenuto, conferme di lettura, comunicazioni di servizio automatiche, e-mail di servizio del provider che gestisce gli account e-mail della Camera dei deputati, messaggi doppi18. Inoltre, si propone lo scarto delle newsletter con contenuto prevalentemente commerciale, finalità di marketing ed e-mail pishing. Si è invece ritenuto utile conservare newsletter a scopo informativo e aggiornamenti rivolti alle attività culturali, perché traccia degli interessi e delle sottoscrizioni di Vannucci. Per eseguire le operazioni di selezione è stato necessario analizzare, uno ad uno, migliaia di messaggi, procedendo con la compilazione di un documento per tracciare i fascicoli o le singole e-mail per cui non è stata ritenuta utile la conservazione. In sintesi, un processo estremamente lungo e dispendioso. Ora, riprendendo le parole di Stefano Allegrezza,

è plausibile ritenere che per i prossimi dieci, venti, forse trent’anni questa sarà la regola e ci dovremo confrontare con archivi di persona ibridi, per giungere poi ad archivi completamente digitali. A parere dello scrivente, visti anche i trend evolutivi degli ultimi anni che hanno visto una fortissima accelerazione in questa direzione, gli archivi di persona – e non solamente questi – diventeranno archivi totalmente digitali entro qualche decennio al massimo19.

Se dunque casi di archivi di persona, come quello di Massimo Vannucci, sono inevitabilmente destinati a diventare la norma, considerando il volume della documentazione, il tempo a disposizione ed i costi necessari all’intervento, non si ritiene possibile per una evidente anti-economicità, applicare in futuro la stessa metodologia. Prendendo poi in considerazione quanto irrisori siano al momento i costi della conservazione20, si rischia di optare per la conservazione integrale di archivi digitali, per cui invece, per mole e qualità documentale, le operazioni di scarto risultano ancora più determinanti. Come è possibile, dunque, superare l’impasse?

L’attenzione va focalizzata sul record management (o gestione documentale): sviluppo di strumenti operativi “a monte”, già nella fase corrente dell’archivio, dunque nella stesura di massimari di scarto, piani di conservazione, manuali di gestione, manuali operativi della conservazione, da integrare con i rispettivi titolari21. Da questo punto di vista, a livello internazionale22, ma specialmente in Italia, possediamo un quadro legislativo completo e tecnicamente avanzato. Il problema è che il rapido trend evolutivo del digitale e le conseguenti elaborazioni legislative non trovano poi effettivo riscontro in un altrettanto organico sviluppo dei sistemi di gestione documentale. Al contrario, quest’ultimo è stato spesso tumultuoso e non sempre gestito da logiche progettuali coerenti. Infatti, se il record management è senza dubbio una risposta ottimale, al contempo il suo utilizzo è attualmente limitato all’ambito di soli documenti strutturati ed ai contesti capaci di produrli23. È evidente, ad esempio, che tale soluzione non è attuabile in casi di archivi di persona, come quello dell’archivio Massimo Vannucci. Di fronte ad archivi scarsamente o per nulla organizzati, sono stati sperimentati sistemi di valutazione e selezione attraverso Data mining, text mining, information retrival e machine learning, combinando tecniche statistiche e approcci linguistici computazionali24. In questo caso però, non si parla di uno scarto fisico dei documenti digitali nativi, in considerazione del costo di occupazione dello spazio infinitamente meno oneroso dell’analogico, ma si opta invece per una “visualizzazione selettiva degli stessi”25.

Un primo tentativo di organizzazione di archivi personali sulla base di una griglia comune e con un approccio sistematico si deve a Francesco Monaco, autore di un progetto per un titolario di classificazione per archivi digitali, valido anche per gli archivi analogici e ibridi, rivolto unicamente alle persone fisiche26. Per la stesura del titolario, Monaco fa riferimento agli elementi che concorrono alla normale condizione di esistenza degli individui, ossia identità, istruzione, lavoro e salute, partizioni finalizzate ad aiutare il cittadino in una lineare formazione e gestione del suo archivio. Se negli ultimi anni sono stati condotti diversi studi in merito agli archivi digitali per soggetti privati27, ciò che l’autore evidenzia è la mancata analisi della formazione di un archivio digitale, quando ci si è piuttosto concentrati sulla salvaguardia dei documenti all’interno di archivi digitali già costituiti. Quelle di Monaco sono senza dubbio linee preziose per quanto riguarda l’organizzazione dei documenti personali; sarebbe interessante ampliare il progetto per integrarlo con un piano di conservazione così da gestire anche la spinosa tematica dello scarto.

Il caso rimane aperto: pertanto, poiché gli archivisti dovranno misurarsi ancora per molti anni, ed in misura crescente, con casi analoghi a quello dell’Archivio Massimo Vannucci, urgente è l’aprirsi delle istituzioni ad un confronto concreto che possa individuare soluzioni idonee alla gestione e conservazione di questa particolare, quanto delicata, tipologia di archivi.